Aanbestedingen

Stap 1. bepalen uitgangspunten en opstellen “klant” contract

Gezamenlijk zullen de uitgangspunten van het “klant” contract worden bepaald. TDK liftplan zal vervolgens deze uitgangspunten vertalen naar een nieuw op te stellen prestatie onderhoudscontract. Dit contract zal in concept worden aangeleverd en met u in een gesprek worden doorgesproken. Na uw goedkeuring zal het contract definitief worden gemaakt.

Stap 2. Aanbesteding en voorselectie liftbedrijven

De volgende stap is de bepaling van de aanvraag, inschrijving en gunning. De bijbehorende uitgangspunten zullen worden opgesteld en met u in een gesprek worden besproken. U kunt hierbij denken aan het bij inschrijving op identieke wijze aanleveren van een meerjarenbegroting per liftinstallatie. Daarnaast de consequenties die zich mogelijkerwijs zullen aandienen bij het omschakelen naar een ander liftbedrijf op het gebied van spreek- luisterverbindingen. Tevens zal worden bepaald welke liftbedrijven zullen worden uitgenodigd voor het indienen van een prijsopgaaf (voorselectie). Naar verwachting zijn dit ca 8 liftfirma’s.

Stap 3. Presentatie liftbedrijven

Nadat de keuze voor de inschrijvers is gemaakt, worden deze liftbedrijven uitgenodigd om een presentatie te geven. Deze presentatie dient om aan te geven hoe het bedrijf kan voldoen aan de prestatie eisen, zoals in het “klant” contract van toepassing is. Daarnaast dient aangegeven te worden hoe men binnen het bedrijf omgaat met calamiteiten. Centraal hierbij zijn snelheid, de juiste prijs en de juiste producten.

De presentaties zullen op onderstaande punten beoordeeld worden:

  1. Organisatie;
  2. Communicatie;
  3. Technische kennis;
  4. Inspelen op storingen; (‘out of the box’ denken in het geval van lange stilstand bij storingen)
  5. Flexibiliteit bij het oplossen van problemen.

De beoordeling van de presentaties wordt door ons in een duidelijk overzicht weergegeven en vervolgens besproken. Uiteindelijk worden ca 4 liftfirma’s die uit de beoordeling als beste naar voren komen, uitgenodigd worden voor een prijsopgave.

Stap 4. Verzenden aanvraag

Wij laten de aanvraag voor het liftonderhoud uitgaan naar de geselecteerde liftbedrijven. In deze aanvraag wordt voldoende tijd gegeven voor het schouwen van de liftinstallaties. De aanbesteding wordt elektronisch verricht, waarbij u door middel van een inlogcode 24/7 de voortgang van de aanbesteding op onze website kunt volgen.

Na de ontvangst van alle inschrijvingen, vergelijken wij deze inhoudelijk met elkaar. Aan de hand hiervan zullen wij de kosten van het onderhoud en de aangeleverde meerjarenbegrotingen afzonderlijk totaliseren en benchmarken.

Stap 5. Opstellen meerjarenbegroting

Een meerjarenplanning maakt deel uit van de prestatie overeenkomst, welke als uitgangspunt dient voor het maken van een prijsopgave voor onderhoudspartijen. Wij stellen voor dat een onafhankelijke MJOB hiervoor de basis zal vormen. Deze MJOB maakt deel uit van de aanbesteding.

Stap 6. Gunning

Op grond van de inschrijving en de bedrijfspresentatie wordt vervolgens een gunningadvies opgesteld. Naar verwachting komen hier 2 partijen uit die het beste bij de wensen van uw organisatie passen.

Stap 7. Implementatie nieuw contract

Nadat de onderhoudspartijen bekend zijn, worden de definitieve contracten ter ondertekening opgesteld. Deze contracten zijn compleet met bijlagen zoals:

  1. Lijst met liften;
  2. Indeling A,B en C status;
  3. Onderhoudskosten voor de komende jaren;
  4. Budget- en verbeterkostenAlgemene voorwaarden klant.